Workflow #

Workflow vergibt beim Hochladen nach Regeln automatisch Tags und löscht Dateien mit einem bestimmten Tag nach einer Frist. Die Regeln legen Administratoren fest. Anwender sehen nur das Ergebnis: Tags an ihren Dateien und das Löschen nach Ablauf der Frist.

Voraussetzungen #

Installation #

1. API-Schlüssel im Markt eintragen, wie im Kasten oben beschrieben.

2. App installieren. market:install schaltet sie dabei ein:

   bashKopieren

   sudo -u www-data php8.4 occ market:install workflow
   
   # nur nötig, wenn die App schon vorhanden, aber ausgeschaltet ist
   sudo -u www-data php8.4 occ app:enable workflow
   

Der Schlüssel kann auch in config/config.php stehen: 'marketplace.key' => '<SCHLÜSSEL>'. Er hat dann Vorrang und lässt sich in der Oberfläche nicht mehr ändern. Findet market:install die App trotz Schlüssel nicht, ist noch der Katalog ohne Schlüssel zwischengespeichert: Leeren Sie im Markt den Cache oder warten Sie 30 Minuten.

Einrichtung #

Beide Teile der App liegen unter Einstellungen → Administration → Arbeitsabläufe & Tags, in den Abschnitten Workflow und Aufbewahrungsfristen.

Workflows vergeben Tags automatisch. Aufbewahrungsfristen löschen Dateien mit bestimmten Tags nach der eingestellten Zeit.

Tags automatisch vergeben #

1. Im Abschnitt Workflow bleibt die Auswahl auf Tags hinzufügen. Klicken Sie auf + Neuen Workflow hinzufügen.
2. Einen Namen eintragen.
3. Unter Bedingungen: über Bedingung auswählen eine oder mehrere Bedingungen hinzufügen. Alle müssen zutreffen.
4. Unter Tags hinzufügen: die Tags wählen. Einen Tag, den es noch nicht gibt, legt die Auswahl beim Eintippen an.
5. Mit Workflow hinzufügen speichern. Der Workflow wirkt sofort.

Treffen mehrere Workflows zu, laufen alle.

Diese Bedingungen bietet die Auswahl an: Dateigröße, Datei-MIME-Typ, Benutzergruppe, Gerätetyp, Anfragetyp, Anfrage-URL, User-Agent, Anfragezeit, Systemtag der Datei, Client-IP-Subnetz (IPv4) und (IPv6) sowie Server-IP-Subnetz (IPv4) und (IPv6). Operatoren und Werte stehen unter Regeln und Aufbewahrung.

Aufbewahrungsfristen #

1. Im Abschnitt Aufbewahrungsfristen auf + Neue Regel hinzufügen klicken.
2. Tag wählen, Zahl eintragen und die Einheit wählen: Tage, Wochen, Monate oder Jahre.
3. Mit Regel hinzufügen speichern.

Jeder Tag hat höchstens eine Frist, und eine Frist darf bis zu 100 Jahre lang sein. Ein Hintergrund-Job löscht Dateien und Ordner, die älter als die Frist sind und den Tag selbst oder an einem übergeordneten Ordner tragen. Maßgeblich ist die Änderungszeit der Datei. Gelöschte Dateien landen im Papierkorb, solange die App files_trashbin eingeschaltet ist. Wird ein Tag gelöscht, entfernt die App auch seine Frist.

Optionen in config.php #

sudo -u www-data php8.4 occ config:system:set workflow.retention_engine --value=tagbased
sudo -u www-data php8.4 occ config:system:set \
  workflow.tag-based-retention.use-upload-time --value=true --type=boolean

Mit use-upload-time löscht die Aufbewahrung nur Dateien, für die ein Hochladezeitpunkt gespeichert ist. Diesen Zeitpunkt schreibt die App für neue Dateien erst, wenn Sie es einschalten:

sudo -u www-data php8.4 occ config:app:set workflow record_upload_time --value yes

Fehlt der Zeitpunkt, bleibt die Datei liegen, und im Serverprotokoll steht No upload time stored for file id ….

Eigene Clients für die Bedingung Gerätetyp tragen Sie so ein:

'workflow.branded_clients' => [
    'MyBrandedClient/*' => 'desktop_branded',
],

Nutzung #

Anwender stellen nichts ein. Automatisch vergebene Tags erscheinen in der Seitenleiste der Datei, sofern der Tag sichtbar ist. Läuft eine Frist ab, verschwindet die Datei und liegt danach im Papierkorb unter Gelöschte Dateien.

Grenzen und Hinweise #

• Tags vergibt die App nur, wenn eine Datei neu angelegt wird. Spätere Änderungen an der Datei werten die Workflows nicht aus.
• Nennt eine Bedingung Systemtag der Datei einen Tag, den es nicht mehr gibt, gilt sie als nicht erfüllt. Im Serverprotokoll steht dazu eine Warnung.
• Es gibt keinen Probelauf und keinen Testmodus. Probieren Sie eine neue Frist zuerst an einem eigens angelegten Tag mit wenigen Dateien aus.
• Die App bringt keine eigenen occ-Befehle mit. Workflows und Fristen pflegen Sie nur in der Oberfläche.
• Eine neue Frist greift frühestens beim nächsten Lauf. Mit tagbased prüft ein Verwaltungs-Job stündlich, der Löschlauf je Tag läuft alle 24 Stunden.
• Die Aufbewahrung löscht nie einen Einhängepunkt selbst, also weder eine empfangene Freigabe noch den Ordner eines externen Speichers. In empfangene Freigaben steigt sie nicht hinab. Getaggte Dateien löscht sie beim Besitzer, damit verschwinden sie auch bei den Empfängern.
• Fristen lassen sich nicht nach Konto, Gruppe oder Ordner staffeln. Die einzige Stellschraube ist, wo der Tag hängt.
• Eine Altersgrenze für alle Dateien, ganz ohne Tags, bietet die App Auto Expire.

Alle Bedingungen mit Operatoren, beide Arten der Aufbewahrung im Detail und eine Tabelle zur Fehlersuche stehen unter Regeln und Aufbewahrung.