AI Documents #

AI Documents analysiert Dokumente mit einem KI-Dienst, den Sie selbst festlegen. Die App bestimmt die Kategorie, schreibt eine Zusammenfassung und erkennt Fristen, Risiken und Angaben wie Personen, Firmen, Beträge oder IBAN. In der Dateien-App kommen ein Assistent für Fragen an die eigenen Dokumente und eine Analyse je Datei hinzu. Ein Ergebnis sieht nur, wer die Ursprungsdatei lesen darf.

Voraussetzungen #

Unter Debian und Ubuntu:

sudo apt install poppler-utils
# nur für lokale Texterkennung
sudo apt install ocrmypdf tesseract-ocr tesseract-ocr-deu tesseract-ocr-eng

Analysiert werden PDF, DOCX, XLSX, PPTX, ODT, ODS, ODP, TXT, HTML, CSV, XML, EML, PNG, JPEG und TIFF.

Installation #

Die App legt sofort los. Bei der Installation reiht sie bis zu 500 vorhandene Dateien ein, ab dem nächsten Cron-Lauf analysiert sie auch neue Uploads. Solange Sie die KI-Verbindung nicht eingerichtet haben, gehen die Dokumente dabei an die vorbelegten Adressen aus 1. KI verbinden. Schalten Sie die Analyse deshalb vor der Installation ab und erst nach der Einrichtung wieder ein:

# 1. Analyse vorerst aus. Der Wert lässt sich schon vor der Installation setzen.
sudo -u www-data php8.4 occ config:app:set ai_documents ai_enabled --value false

# 2. App aus dem Marketplace installieren und einschalten
sudo -u www-data php8.4 occ market:install ai_documents

Über den Markt in der Weboberfläche geht Schritt 2 ebenso, Schritt 1 braucht die Kommandozeile. Danach richten Sie die KI-Verbindung ein (nächster Abschnitt), setzen zum Schluss unter „2. Dokumente analysieren“ den Haken AI Documents aktivieren und klicken auf Einstellungen speichern.

Einrichtung #

Die Einstellungen liegen unter Einstellungen → Administration → Zusätzlich im Abschnitt AI Documents. Oben zeigen drei Statusanzeigen den Zustand: Plugin aktiv oder Plugin aus, Automatische Analyse oder Nur manuell, KI-Assist oder Chat aus. Darunter folgen vier Schritte.

Gespeichert wird mit Einstellungen speichern im Schritt „2. Dokumente analysieren“. Der Knopf sichert die Felder aller Schritte. Leere Felder übernimmt er nicht, der alte Wert bleibt dann stehen. Gespeicherte Schlüssel zeigt die Seite nur maskiert. Bleibt ein Schlüsselfeld leer, gilt der gespeicherte Schlüssel weiter. Einen gespeicherten Wert entfernen Sie deshalb nur auf der Kommandozeile, danach gilt wieder der Standard:

sudo -u www-data php8.4 occ config:app:delete ai_documents brave_api_key

1. KI verbinden #

1. Adresse und Schlüssel je Block eintragen. Alle drei Adressfelder nehmen die Basisadresse des Dienstes, etwa https://api.openai.com/v1 oder bei Ollama http://ollama.example.com:11434/v1. Die App hängt /chat/completions beziehungsweise /embeddings selbst an. Eine vollständige Adresse mit diesem Ende funktioniert ebenso.
2. Modelle laden fragt die Liste beim Dienst ab. Modell auswählen.
3. Mit Text-KI testen, Vision-OCR testen und Embeddings testen die Verbindung prüfen.
4. Einstellungen speichern.

Die Felder für Adressen und Modelle sind bei der Installation vorbelegt. Tragen Sie in allen drei Blöcken die Werte Ihres eigenen Dienstes ein, auch wenn Sie für alles denselben Dienst nutzen. Eine vorbelegte Adresse, die Sie stehen lassen, benutzt die App. Das Feld Vision-API-Schlüssel ist ab Werk leer. Bleibt es leer, schickt die App den Schlüssel der Text-KI an die Vision-API-URL.

2. Dokumente analysieren #

Unter Erweiterte Einstellungen:

Mit Backfill-Benutzer, Backfill-Pfad, Backfill-Limit, Erneute Analyse erzwingen, Nur OCR-Kandidaten und Backfill jetzt starten reihen Sie einmalig Dateien ein, wie mit occ ai-documents:backfill.

Weitere Schalter in diesem Bereich steuern Suche und Assistent. Ab Werk sind alle an:

Mit Modell-Routing-Richtlinie (Ausgewogen, Niedrigste Kosten, Am schnellsten, Höchste Qualität) und den Feldern Schnelles Modell, Ausgewogenes Modell, Qualitätsmodell und Sparmodell verteilen Sie Aufgaben auf verschiedene Modelle. Leere Felder bedeuten das Modell der Text-KI.

Drei Werte gibt es nur auf der Kommandozeile:

sudo -u www-data php8.4 occ config:app:set ai_documents web_search_enabled --value 0
sudo -u www-data php8.4 occ config:app:set ai_documents scope_folders --value "Verträge,Rechnungen"

Nach dem Wechsel auf Qdrant oder OpenSearch enthält der neue Index nur Dateien, die danach analysiert werden. Den Bestand bringt occ ai-documents:backfill --force hinein, bei vielen Dateien aufgeteilt mit --user oder --path. Das kostet erneut Token.

3. Ergebnisse und Status #

Dieser Schritt zeigt den Fortschritt der Warteschlange und die Bereiche Zuletzt verarbeitet, Statistiken und Aktuelle Fehler.

4. Indexqualität und Evaluation #

Oben steht die Indexabdeckung: wie viele Dokumente vollständig, veraltet oder fehlerhaft analysiert sind. Im Evaluationskatalog legen Sie Testfälle an, jeweils mit Testname, Frage, Erwartete Datei-IDs, Erwartete Antwortbegriffe und Verbotene Antwortbegriffe. Alle aktiven Tests ausführen misst, ob die Suche die erwarteten Dateien findet. Die Halluzinationsrate ist ein fester Prüfwert aus verbotenen Begriffen und ungültigen Quellenangaben, keine inhaltliche Bewertung.

Hintergrund-Jobs #

Läuft der System-Cron wie üblich alle 15 Minuten, analysiert die App auch nur alle 15 Minuten. Für kürzere Wartezeiten rufen Sie cron.php alle 5 Minuten auf, in der Crontab von www-data:

*/5 * * * * /usr/bin/php8.4 -f /var/www/owncloud.online/cron.php

Kommandozeile #

# vorhandene Dateien einreihen, Standard höchstens 500 je Aufruf
sudo -u www-data php8.4 occ ai-documents:backfill

# nur ein Konto und ein Ordner, mehr Dateien je Aufruf
sudo -u www-data php8.4 occ ai-documents:backfill --user alice --path /Rechnungen --limit 2000

# schon analysierte Dateien neu analysieren (kostet erneut Token)
sudo -u www-data php8.4 occ ai-documents:backfill --force

# nur PDF und Bilder für die Texterkennung
sudo -u www-data php8.4 occ ai-documents:backfill --ocr

# Tokenverbrauch der Instanz, auch für einen Zeitraum oder als JSON
sudo -u www-data php8.4 occ ai-documents:token-usage
sudo -u www-data php8.4 occ ai-documents:token-usage --from 2026-10-01 --to 2026-10-31 --json

ai-documents:backfill reiht nur ein, analysiert wird beim nächsten Cron-Lauf. Ein Aufruf reiht höchstens 10 000 Dateien ein. ai-documents:token-usage listet Anfragen und Token nach Dienst, Aufgabe und Modell.

Nutzung #

Der Assistent hat die Reiter Chat, Aufgaben, Versionen, Briefing und Intelligenz. Im Chat wählen Sie den Kontext: Alle lesbaren Dateien, Aktueller Ordner oder Markierte Dateien. Antworten nennen ihre Quellen. An Seite öffnen und Datei öffnen springen zur Fundstelle.

• Große Dateien analysiert KI-Zusammenfassung im Hintergrund zu Ende: mehr als 20 MB, mehr als rund 36 000 Zeichen Text oder mehr als 5 Scan-Seiten. Die Ansicht aktualisiert sich selbst.
• Erneut analysieren braucht Schreibrecht auf die Datei.
• Aufgaben listet erkannte Fristen, Aufgaben und Risiken. Die App führt davon nichts aus. Erledigt und Ausblenden gelten nur für das eigene Konto.
• Schlägt der Assistent eine Änderung vor, etwa eine Freigabe, ein Verschieben oder Umbenennen, läuft sie erst nach Ja, ausführen. Freigaben, Verschieben und Umbenennen nehmen Sie im Aktionsverlauf unter Intelligenz mit Rückgängig machen zurück. Was der Assistent löscht, landet unter Gelöschte Dateien, sofern die App files_trashbin aktiv ist.
• Der Assistent handelt mit den Rechten des angemeldeten Kontos. Administratoren können über ihn auch Konten und Gruppen anlegen und Apps aus dem Markt installieren oder abschalten, jeweils nach Bestätigung.

Grenzen und Hinweise #

Datenfluss #

web_search_enabled auf 0 schaltet die letzten drei Zeilen ab.

Weitere Grenzen #

• Die App lässt sich nicht auf Gruppen beschränken. occ app:enable ai_documents --groups … bricht mit „ai_documents can't be enabled for groups.“ ab. Die Analyse begrenzen Sie mit scope_folders auf bestimmte Ordner.
• Vision-OCR liest jede Seite als Bild. PDF-OCR-Seiten auf 0 und ein Backfill über den ganzen Bestand erzeugen viele Anfragen. Den Verbrauch zeigt occ ai-documents:token-usage. LLM-Anfragen/Min. und Embedding-Anfragen/Min. bremsen die Analyse, die Tageskontingente gelten nur für den Assistenten.
• Passwortgeschützte PDF- und Office-Dateien kann die App nicht lesen.
• Die Ergebnisse stammen von einem KI-Modell und können falsch sein. Prüfen Sie wichtige Angaben an der Quelle.
• Wird eine Datei gelöscht, markiert die App ihre Analyse nur als gelöscht. Zusammenfassung, Entitäten und Textabschnitte bleiben in den Tabellen oc_ai_doc_*, auch nach dem Löschen eines Kontos. Berücksichtigen Sie das bei Löschpflichten.
• Unterhaltungen speichert die App je Konto, bis das Konto sie löscht.
• occ app:disable ai_documents schaltet die App ab. Einstellungen und Tabellen bleiben erhalten.
• Mit dem MCP Connector fragen MCP-Clients die Dokumente über das Werkzeug ai_ask ab.

Fehlersuche #

Meldungen der App stehen im Serverprotokoll unter ai_documents.